ARCHIWUM KWP WE WROCŁAWIU - Dostęp do zasobów archiwalnych - KWP we Wrocławiu

DOSTĘP DO ZASOBU ARCHIWALNEGO

Zasób archiwalny Komendy Wojewódzkiej Policji we Wrocławiu.
Zgodnie z § 31 Regulaminu Komendy Wojewódzkiej Policji we Wrocławiu  z dnia 20 maja 2021 r. (z późniejszymi zmianami) Archiwum KWP we Wrocławiu jest komórką organizacyjną Policji usytuowaną w strukturach Wydziału Bezpieczeństwa Informacji KWP we Wrocławiu
Posiada w swoim zasobie dokumentację stanowiącą:

•    materiały b. Milicji Obywatelskiej wytworzone w latach 1955-1990 (byłego województwa Wrocławskiego, Legnickiego, Wałbrzyskiego i Jeleniogórskiego)
•    materiały b. Komend Wojewódzkich Policji w Legnicy, Wałbrzychu, Jeleniej Góry wytworzonych w latach 1990-1998 oraz materiały wytworzone przez KWP we Wrocławiu od 1990 roku.
•    dokumenty wytworzone przez MO do roku 1954 oraz łączące się z działalnością b. Służby Bezpieczeństwa oraz ZOMO wytworzone do roku 1990 zostały w całości przekazane do Instytutu Pamięci Narodowej Oddział we Wrocławiu ul. Sołtysowicka 21a, 51-168 Wrocław
Zasób archiwalny stanowią:
•    materiały archiwalne kategorii „A” – mające znaczenie jako źródło o wartości historycznej, które przechowywane są wieczyście i nie podlegają brakowaniu,
•    dokumentacja niearchiwalna kategorii „B” – o czasowym praktycznym znaczeniu, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu.
Formy wnioskowania.
Wniosek skierowany do Archiwum powinien mieć postać sformalizowaną i może zostać złożony:
•    w tradycyjnej formie pisemnej,
•    listownie na adres: Wydział Bezpieczeństwa Informacji KWP we Wrocławiu, ul. Podwale 31-33, 50-040 Wrocław,
•    osobiście – na biurze podawczym KWP we Wrocławiu, w dni robocze w godzinach 7:30-15:30;

2.    na numer faksu: +48 47-871-31-12;

3.    w formie elektronicznej;
•    za pośrednictwem ePUAP – adres strony internetowej www.epuap.gov.pl

WAŻNE!
Szczegółowe informacje w zakresie przyjmowania i obsługi dokumentów elektronicznych znajdują się z zakładce Elektroniczna Skrzynka Podawcza na stronie BIP KWP we Wrocławiu.
Zgodnie z art. 63 § 3a ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tj. Dz.U. z 2024r., poz. 572) – dalej jako Kpa, podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego powinno:
1.    być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, lub uwierzytelniane w sposób zapewniający możliwość potwierdzenia pochodzenia i integralności weryfikowanych danych w postaci elektronicznej,
2.    zawierać dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru,
3.    zawierać adres elektroniczny wnoszącego podanie.
Podanie podlega ocenie organu administracji publicznej, który po sprawdzeniu jego kompletności oraz właściwej formy, bada uprawnienie wnioskodawcy do uzyskania żądanego zakresu danych. Jeżeli wynik sprawdzenia będzie pozytywny, dane podlegają udostępnieniu. Odpowiedź organu, podobnie jak zapytanie, może zostać udzielona zarówno w formie pisemnej, jak i w formie dokumentu elektronicznego. Decydujące w tym zakresie pozostaje żądanie wnioskodawcy.
Wymogi formalne wniosku.
Zgodnie z art. 63 § 2 Kpa, podanie powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres również w przypadku złożenia podania w postaci elektronicznej, i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych.
Na zasadach określonych w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych, materiały archiwalne pozostające w zasobie archiwum Komendy Wojewódzkiej Policji we Wrocławiu udostępnia się na podstawie pisemnego zgłoszenia zawierającego:
1.    imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji – jeżeli zgłoszenie składa osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel,
2.    nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości jej upoważnionego przedstawiciela, któremu mają być udostępnione materiały - jeżeli zgłoszenie składa osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej,
3.    wskazanie materiałów lub określenie tematu, którego one dotyczą (zasadnym jest wskazanie cenzury czasowej, zasięgu terytorialnego),
4.    określenie celu udostępnienia materiałów archiwalnych (w przypadku udostępnienia dla celów naukowo-badawczych zasadnym jest dołączenie do zgłoszenia zaświadczenia z uczelni oraz wskazanie tematu i zakresu pracy naukowej,
5.    proponowany sposób udostępnienia materiałów archiwalnych,
6.    upoważnienie dla przedstawiciela, o którym mowa w pkt 1 i 2.
Jeżeli w podaniu nie wskazano adresu wnoszącego i nie ma możności ustalenia tego adresu na podstawie posiadanych danych, podanie pozostawia się bez rozpoznania (art. 64 § 1 Kpa). Jeżeli podanie nie spełnia innych wymagań ustalonych w przepisach prawa, wzywa się wnoszącego do usunięcia braków w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż siedem dni, z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania (art. 64 § 2 Kpa).
Zasady udostępniania zasobu archiwalnego.
Udostępnianie akt:
•    zawierających informacje niejawne – następuje zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych;
•    zawierających dane osobowe – następuje zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych;
•    zawierających informacje publiczne – następuje zgodnie z przepisami o dostępie do informacji publicznej.
Zaświadczenia.
Archiwum wydaje zaświadczenia na podstawie posiadanej dokumentacji, zgodnie z działem VII Kpa.
Podstawy prawne.
•    ustawa z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. z 2024 r., poz. 632.),
•    rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE – dalej jako RODO,
•    ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2019 r., poz. 1781),
•    ustawa z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości (Dz.U. z 2023 r. poz. 1206),
•    ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. z 2022 r., poz. 902),
•    ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2024 r., poz. 572),
•    ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164 ze zm.),
•    rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych (Dz. U. z 2011 r., Nr 196 poz. 1161),
•    zarządzenie nr 920 Komendanta Głównego Policji z dnia 11 września 2008 r. w sprawie metod i form wykonywania zadań w zakresie działalności archiwalnej w Policji (Dz. Urz. KGP Nr 16, poz. 95 ze zm.).
Ograniczenia stosowania przepisów RODO.
Do przetwarzania danych osobowych w zakresie działalności archiwalnej, na podstawie art. 22b ust. 1 i 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ogranicza się stosowanie RODO:
•    art. 16 – prawo do sprostowania danych – w ten sposób, że administrator danych przyjmie od osoby, której dane dotyczą, pisemne sprostowanie lub uzupełnienie dotyczące jej danych osobowych, nie dokonując ingerencji w materiały archiwalne,
•    art. 18 ust. 1 lit. a i b – prawo do ograniczenia przetwarzania – w zakresie niezbędnym do korzystania z materiałów archiwalnych zgodnie z ustawą, bez naruszania istoty ochrony danych osobowych zawartych w tych materiałach, także w przypadku pierwotnego zbierania danych w sposób bezprawny albo w przypadku nieprawdziwości, nieścisłości lub niekompletności danych.
Wykonanie obowiązku, o którym mowa w art. 15 ust. 1 i 3 – prawo dostępu przysługujące osobie, której dane dotyczą – następuje w zakresie, w jakim dane osobowe podlegające udostępnieniu mogą być ustalone za pomocą istniejących środków ewidencyjnych.

Klauzula informacyjna
1.    Administratorem danych osobowych jest Komendant Wojewódzki Policji

dane kontaktowe:
ul. Podwale 31-33;
50-040 Wrocław;
tel. 47-871-33-89
fax 47-871-11-38

2. Nadzór nad prawidłowym przetwarzaniem danych osobowych w Komendzie Wojewódzkiej Policji we Wrocławiu sprawuje inspektor ochrony danych osobowych KWP:

nadkom. Robert Gromadziński,
dane kontaktowe:
ul. Podwale 31-33
50-040 Wrocław;
e-mail: iod.kwp@wr.policja.gov.pl

3.    Podstawa prawna i cel przetwarzania danych osobowych w Wydziale Bezpieczeństwa Informacji KWP we Wrocławiu:

Dane osobowe są przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez administratora, zgodnie z art. 6 pkt 1 lit. e rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i  Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – RODO) oraz przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi zgodnie z art. 6 pkt 1 lit. c  w celu realizacji zadań ustawowych:

• prowadzenie archiwum wyodrębnionego;
• udostępnianie zasobu archiwalnego,

zgodnie z przepisami prawa:

a.    ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164, ze zm.),
b.    ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego  (Dz.U. z 2024 r. poz. 572.),
c.    ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (Dz. U. z 2023 r. poz. 171 ze zm.),
d.    ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. z 2023 r. poz. 756, ze zm.),
e.    zarządzenia nr 10 Komendanta Głównego Policji z dnia 15 maja 2020 r. w sprawie Jednolitego rzeczowego wykazu akt Policji (Dz. Urz. KGP poz. 21),
f.    zarządzenia nr 26 Komendanta Głównego Policji z dnia 19 lutego 2018 r. w sprawie metod i form brakowania dokumentacji niearchiwalnej w Policji (Dz. Urz. KGP z 2018 r., poz. 34 ze zm.),
g.    zarządzenia nr 920 Komendanta Głównego Policji z dnia 11 września 2008 r. w sprawie metod i form wykonywania zadań w zakresie działalności archiwalnej w Policji (Dz. Urz. KGP nr 16 poz. 95 z późn. zm.).

4.    Okres przez który dane osobowe będą przechowywane:

Zgodnie zarządzeniem nr 10 Komendanta Głównego Policji z dnia 15 maja 2020 r. w sprawie Jednolitego rzeczowego wykazu akt Policji

5.    Osobom, których dane są przetwarzane zgodnie z RODO przysługuje:

    - prawo dostępu do własnych danych osobowych,
    - prawo do żądania od administratora sprostowania, uzupełnienia, usunięcia lub     ograniczenia przetwarzania własnych danych osobowych, a także wniesienia     sprzeciwu wobec takiego przetwarzania – w sytuacjach przewidzianych prawem,
    - prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu     Ochrony Danych Osobowych, w przypadku uznania, że przetwarzanie danych     osobowych narusza przepisy RODO.

6.    Przy przetwarzaniu danych osobowych w trybie RODO nie występuje zautomatyzowane podejmowanie decyzji o przetwarzaniu danych osobowych, w tym profilowanie.

7.    Ograniczenia stosowania RODO:

Do przetwarzania danych osobowych w zakresie działalności archiwalnej, na podstawie art. 22b ust. 1 i 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, ogranicza się stosowanie RODO:

art. 16 – prawo do sprostowania danych – w ten sposób, że administrator danych przyjmie od osoby, której dane dotyczą, pisemne sprostowanie lub uzupełnienie dotyczące jej danych osobowych, nie dokonując ingerencji w materiały archiwalne,

art. 18 ust. 1 lit. a i b – prawo do ograniczenia przetwarzania – w zakresie niezbędnym do korzystania z materiałów archiwalnych zgodnie z ustawą, bez naruszania istoty ochrony danych osobowych zawartych w tych materiałach, także w przypadku pierwotnego zbierania danych w sposób bezprawny albo w przypadku nieprawdziwości, nieścisłości lub niekompletności danych.

Wykonanie obowiązku, o którym mowa w art. 15 ust. 1 i 3 – prawo dostępu przysługujące osobie, której dane dotyczą – następuje w zakresie, w jakim dane osobowe podlegające udostępnieniu mogą być ustalone za pomocą istniejących środków ewidencyjnych.

Archiwum KWP we Wrocławiu mieści się we Wrocławiu przy ul. Połbina 1, czynne od poniedziałku do piątku w godzinach 7.30 – 15.30.

asp.szt. Anita Kawa

Wydział Bezpieczeństwa Informacji

KWP Wrocław