Procedura zgłoszeń zewnętrznych wynikająca z ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów - Procedura zgłoszeń zewnętrznych - KWP we Wrocławiu

Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych w Komendzie Wojewódzkiej Policji we Wrocławiu, Komisariatach specjalistycznych podległych KWP we Wrocławiu, Oddziale Prewencji Policji we Wrocławiu, Samodzielnym Pododdziale Prewencji Policji w Legnicy i Samodzielnym Pododdziale Kontrterrorystycznym Policji we Wrocławiu.
Rozdział I
Postanowienia ogólne    

§ 1. Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych - zwana dalej procedurą stanowi realizację obowiązków wynikających z art. 33 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928) – zwanej dalej ustawą.

§ 2. Użyte w procedurze określenia oznaczają:
1)    KWP we Wrocławiu – Komenda Wojewódzka Policji we Wrocławiu;
2)    KK KWP we Wrocławiu - Komisariat Kolejowy KWP we Wrocławiu;
3)    KW KWP we Wrocławiu – Komisariat Wodny KWP we Wrocławiu;
4)    OPP we Wrocławiu – Oddział Prewencji Policji we Wrocławiu;
5)    SPPP w Legnicy -  Samodzielny Pododdział Prewencji Policji w Legnicy;
6)    SPKP we Wrocławiu - Samodzielny Pododdział Kontrterrorystyczny Policji we Wrocławiu;
7)    podmiot prawny – każda z jednostek organizacyjnych wymienionych w pkt 1)-6) powyżej;
8)    sygnalista osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą w podmiocie prawnym.
9)    zgłoszenie zewnętrzne – informacja przekazana przez osobę o ustalonej tożsamości o naruszeniu prawa do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa.

Rozdział II
Komórka i osoby odpowiedzialne za procedowanie zgłoszeń

§ 3. 1. Do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, dokonywania ich weryfikacji, podejmowania działań następczych, kontaktu z sygnalistą i prowadzenia Rejestru zgłoszeń                                                                                                                        zewnętrznych upoważnia się wyznaczonych funkcjonariuszy/pracowników Wydziału Kontroli KWP. Upoważnienie obejmuje prawo do przetwarzania danych osobowych w zakresie niezbędnym do realizacji sprawy zgodnie z procedurą.

2. Nadzór nad czynnościami realizowanymi przez osoby, o których mowa w ust. 1, sprawuje Naczelnik Wydziału Kontroli KWP, który każdorazowo po wpływie zgłoszenia wyznacza bezstronne osoby z Wydziału Kontroli KWP odpowiedzialne za dalsze procedowanie sprawy.

3. W zależności od merytorycznego przedmiotu zgłoszenia, Komendant Wojewódzki Policji we Wrocławiu, na wniosek Naczelnika Wydziału Kontroli KWP, może upoważnić inne, bezstronne osoby z KWP bądź z jednostek podległych do uczestniczenia w procesie weryfikacji zgłoszenia oraz w procesie działań następczych. Nie dotyczy to jednak osób, co do których z treści zgłoszenia wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób zaangażowane w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot zgłoszenia, a także osób pozostających w relacji podległości służbowej z osobami, których dotyczy zgłoszenie.

4. W przypadku gdy zgłoszenie dotyczy osób z Wydziału Kontroli KWP -  do podejmowania wszelkich działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia zewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej - Komendant Wojewódzki Policji we Wrocławiu wyznacza Naczelnika Wydziału Kadr KWP lub jego zastępcę.

5.  Wzory upoważnień, stanowią załączniki Nr 1 i Nr 2 do procedury.
Rozdział III
Przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych

§ 4. 1. Zgłoszenia zewnętrzne przyjmowane są w formie ustnej (za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej lub podczas bezpośredniego spotkania) oraz pisemnej              (w postaci papierowej lub elektronicznej).

2.  Zgłoszenie zewnętrzne powinno zawierać imię, nazwisko oraz adres do kontaktu - tj. adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej, a także przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu sprawy.

3. Zgłoszenie może być dokonane na formularzu, którego wzór stanowi załącznik Nr 3 do procedury, przy czym stosowanie tego formularza nie jest obligatoryjne.

§ 5. 1. W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej sygnalista podaje adres do kontaktu (tj. adres korespondencyjny lub adresu poczty elektronicznej). Jeżeli w zgłoszeniu nie podano adresu do kontaktu ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych, nie realizuje się obowiązków informacyjnych przewidzianych w ustawie i niniejszej procedurze.

2. Zgłoszenie, o którym mowa w ust. 1 może zawierać także zgodę na ujawnienie tożsamości sygnalisty.

§ 6. 1.  Zgłoszenie ustne, dokonane może być od poniedziałku do piątku w godz. od 9.00 do 14:00 (poza dniami ustawowo wolnymi od pracy) za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej pod numerem telefonu: 47 871 23 60. Zgłoszenie to dokumentowane jest w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg, sporządzonego przez osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń. Zgłaszający może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przez jego podpisanie. Sposób dokonania sprawdzenia ustalony zostanie ze zgłaszającym w trakcie rozmowy.

2. Na wniosek sygnalisty zgłoszenie ustne może mieć miejsce podczas bezpośredniego spotkania w KWP, zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W trosce o zachowanie poufności tożsamości zgłaszającego, spotkanie takie organizowane jest po uprzednim wyznaczeniu jego terminu. Preferowaną formą wyznaczenia terminu spotkania jest skorzystanie z numeru telefonu: 47 871 23 60 . Podczas spotkania, za zgodą zgłaszającego, zgłoszenie dokumentowane jest w formie protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń. Zgłaszający może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.

3. Zgłoszenie pisemne w postaci papierowej lub elektronicznej może być dokonane poprzez sporządzenie załącznika nr 3 do procedury :

1)    wysłanie go na adres: Wydział Kontroli, Komenda Wojewódzka Policji we Wrocławiu, ul. Podwale 31-33, 50-040 Wrocław, w zamkniętej kopercie z dopiskiem: „zgłoszenie zewnętrzne – do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać w sekretariacie”;
2)    doręczenie go osobiście do KWP na stanowisko Recepcji, w zamkniętej kopercie z dopiskiem jak w pkt 1.
3)    wysłanie pocztą elektroniczną na adres: zgłoszeniezewnetrzne@wr.policja.gov.pl

4. Do zgłoszenia mogą być dołączone dowody  utrwalone w formie elektronicznej. W takim przypadku do zawiadomienia dołącza się nośnik danych z wgranymi danymi multimedialnymi w postaci zdjęć, filmów, dźwięku.

5. Koperta z dopiskiem, o którym mowa w ust. 3 pkt 1) i 2) nie może być otwierana przez osobę nieposiadającą pisemnego upoważnienia Komendanta Wojewódzkiego Policji we Wrocławiu do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych.

6. Dostęp do wiadomości złożonej w zamkniętej kopercie z dopiskiem „zgłoszenie zewnętrzne – do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać w sekretariacie” ma wyłącznie: Komendant Wojewódzki Policji we Wrocławiu lub jego zastępca oraz upoważnione przez Komendanta Wojewódzkiego Policji we Wrocławiu osoby na każdym etapie postępowania.

§ 7.  Anonimowe zgłoszenia zewnętrzne nie będą rozpatrywane. Takie zgłoszenia pozostawia się bez dalszego biegu.
Rozdział IV
Potwierdzenie otrzymania zgłoszenia zewnętrznego.

§ 8. 1. Po wpływie do KWP zgłoszenia zewnętrznego Naczelnik Wydziału Kontroli KWP/osoba zastępująca,  potwierdza sygnaliście jego otrzymanie, niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia wpływu, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub osoba procedująca dane zgłoszenie ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie otrzymania zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty. Wzór potwierdzenia otrzymania zgłoszenia/zgłoszenia zewnętrznego stanowi załącznik Nr 4 do procedury.

2. Jeżeli w zgłoszeniu nie zostanie podany adres do kontaktu, nie będą realizowane obowiązki informacyjne, w tym w szczególności obowiązek potwierdzania sygnaliście przyjęcia zgłoszenia oraz udzielania informacji zwrotnej w kolejnych etapach procedowania zgłoszenia.

3. Przy czynności, o której mowa w ust. 1 realizuje się obowiązek poinformowania sygnalisty o przetwarzaniu przez Komendanta Wojewódzkiego Policji we Wrocławiu jego danych osobowych.  

Rozdział V
Rejestr zgłoszeń zewnętrznych

§ 9. 1. Zgłoszenia zewnętrzne rejestruje się w Rejestrze zgłoszeń zewnętrznych. Wzór Rejestru zgłoszeń zewnętrznych stanowi załącznik Nr 5 do procedury.

2. Za prowadzenie Rejestru zgłoszeń zewnętrznych, w zakresie procedowania konkretnej sprawy w nim odnotowanej, odpowiadają osoby, o których mowa w § 3 procedury. Rejestr ten przechowywany jest w pomieszczeniu służbowym zabezpieczonym przed dostępem osób postronnych w szafie zamykanej na klucz.

3. Zgłoszenia, zewnętrzne dokonywane w trybie niniejszej procedury nie podlegają rejestrowaniu w sposób określony w obowiązującej w KWP instrukcji kancelaryjnej.

Rozdział VI
Weryfikacja zgłoszenia

§ 10. 1. Wstępna weryfikacja zgłoszenia, polega na ustaleniu:
1) czy przekazana informacja dotyczy jednego z obszarów określonych w art. 3 ust. 1 ustawy,
2) czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania KWP - określonego szczegółowo regulaminem obowiązującym  w KWP;
3) czy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę zawarto istotne nowe informacje na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym.

2. W celu uzupełnienia niekompletnego zgłoszenia, przede wszystkim w zakresie danych o których mowa w ust. 1, istnieje możliwość zwrócenia się do zgłaszającego, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Jeżeli zgłaszający sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, odstępuje się od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.

3. W przypadku nieprzekazania wymaganych informacji, o których mowa w ust. 2 lub w przypadku stwierdzenia w toku wstępnej weryfikacji negatywnych przesłanek, o których mowa w ust. 1 informuje się zgłaszającego (w formie ustnej lub pisemnej – w zależności od obranego przez niego kanału do dokonywania zgłoszeń), że brak jest podstaw do dalszego procedowania sprawy w trybie ustawy oraz procedury, a co za tym idzie do podjęcia działań następczych w KWP czy przekazania zgłoszenia zewnętrznego do organu właściwego w trybie ustawy.

4. Zgłaszającego można poinformować, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych np. skargi, wniosku, petycji, jako przedmiot powództwa cywilnego lub może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie. Udzielona informacja nie wpływa na dopuszczalność wniesionego późnej środka prawnego, na bieg terminów ani na treść rozstrzygnięcia lub sposób zakończenia postępowania. Informacja przekazana zgłaszającemu zawiera pouczenie w tym zakresie.

5. W zależności od przedmiotu zgłoszenia, np. stanowiącego informację o możliwości popełnienia czynu zabronionego ściganego w trybie publicznoskargowym, informuje się dodatkowo zgłaszającego m.in. o przekazaniu jego zgłoszenia do organu właściwego miejscowo i rzeczowo, celem dalszego procedowania sprawy.
    
6. Jeżeli zgłoszenie zewnętrzne dotyczy informacji o naruszeniu prawa w innym organie publicznym - ustala się organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych, a następnie przekazuje się zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych – oraz informuje się o tym sygnalistę. W miarę możliwości, przekazanie zgłoszenia zewnętrznego następuje za pośrednictwem kanałów do dokonywania zgłoszeń zewnętrznych przyjętych w danym organie publicznym.

7. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę informuje się sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia – pozostawia się je bez rozpoznania i nie informuje się o tym sygnalisty. Fakt ten odnotowuje się wraz z uzasadnieniem w Rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.

8. W przypadku stwierdzenia w toku wstępnej weryfikacji pozytywnych przesłanek,  podejmuje się działania następcze.

§ 11. Na żądanie sygnalisty wydaje mu się, nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie, w którym potwierdza się, że sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy.

§ 12. W przypadku, gdy informacja o naruszeniu prawa jest przedmiotem jednocześnie dokonanego zgłoszenia zewnętrznego oraz wniesionej skargi, o której mowa w art. 227 k.p.a., lub gdy z treści wniesionego pisma wynika, że dokonano zgłoszenia zewnętrznego, stosuje się wyłącznie przepisy rozdziału 4 ustawy oraz procedury.

§ 13. 1. Dane sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu osobom nieupoważnionym, chyba że sygnalista wyrazi na to wyraźną zgodę, a także w przypadku, gdy ujawnienie danych sygnalisty jest obowiązkiem, wynikającym z przepisów prawa powszechnie obowiązującego. W takim przypadku Naczelnik Wydziału Kontroli/osoba zastępująca, przed dokonaniem ujawnienia danych osobowych, powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych. Powiadomienie nie jest przekazywane, jeżeli może zagrozić postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu. Wzór powiadomienia stanowi załącznik Nr 6 do procedury.

2.   Osoby upoważnione do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i do podejmowania działań następczych są zobowiązane do zachowania poufności oraz do uniemożliwienia nieupoważnionym osobom uzyskania dostępu do informacji objętych zgłoszeniem, a także do zapewnienia ochrony poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby wskazanej w zgłoszeniu. Zachowanie tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, uzyskane w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych obliguje te osoby także po ustaniu stosunku służby lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę. Wzór oświadczenia  o zachowaniu poufności stanowi załącznik Nr 7 do procedury.

3. Na każdym etapie procedowania zgłoszenia osoby upoważnione do weryfikacji zgłoszenia i podejmowania działań następczych zobowiązane są do dbałości w zakresie zachowania poufności uzyskanych informacji, w szczególności gdy wymaga tego sytuacja posługują się jedynie numerem tego zgłoszenia.

4. Zgoda sygnalisty na ujawnienie jego tożsamości stanowi załącznik Nr 8 do procedury.

Rozdział VII.
Działania następcze

§ 14. 1 Działania następcze realizowane będą w KWP. Zasadniczym celem działań następczych jest ocena prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu zewnętrznym oraz przeciwdziałanie naruszeniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia poprzez podjęcie działań zaradczych, mających na celu zapobieżenie naruszeniu prawa lub – w razie naruszenia prawa - maksymalne ograniczenie skutków naruszenia.

2. W ramach działań następczych istnieje w szczególności możliwość:
1) zwracania się o zajęcie stanowiska do osoby, której dotyczy zgłoszenie,                                z   zachowaniem zasad poufności tożsamości sygnalisty;
2)    odbierania wyjaśnień od osób dysponujących wiedzą w przedmiocie badanego naruszenia, w celu zgromadzenia dodatkowych informacji;
3)    pozyskiwania kopii dokumentów dot. badanego naruszenia – z poszanowaniem przepisów prawa regulujących kwestię dostępu do danej dokumentacji procedowanej w określonym trybie postępowania;

§ 15.  W uzasadnionych przypadkach w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego istnieje możliwość przekazania zgłoszenia zewnętrznego jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym.

§ 16. 1. Naczelnik Wydziału Kontroli/osoba go zastępująca, przekazuje sygnaliście informację zwrotną na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.

2. W uzasadnionych przypadkach istnieje możliwość przekazania sygnaliście informacji zwrotnej w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu, o którym mowa w ust. 5.

3. Zakończenie działań następczych dokumentuje się sprawozdaniem przedkładanym do zatwierdzenia Komendantowi Wojewódzkiemu Policji we Wrocławiu, zawierającym informacje o przebiegu realizowanych czynności i sposobie ich zakończenia.

4. Naczelnik Wydziału Kontroli/osoba zastępująca, zawiadamia sygnalistę o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.

Rozdział IX
Zasady ochrony danych osobowych

§ 17. Dane osobowe przetwarzane są w minimalnym zakresie, tj. niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane niemające znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane.
§ 18. 1. W KWP przechowuje się dane osobowe, które przetwarzane są w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
2. Po upływie okresu przechowywania, o którym mowa w ust. 1, dane osobowe są usuwane oraz niszczone są dokumenty związane ze zgłoszeniem. Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) nie stosuje się.
3. Przepisu ust. 2 nie stosuje się w przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych.
4. Klauzulę informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa zawiera załącznik Nr 9 do procedury.

5. Klauzulę informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych osób, których dane zostały pozyskane w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa zawiera załącznik Nr 10 do procedury.

Rozdział X
Ochrona sygnalisty

§ 19. 1 Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
2. Zakres ochrony, formy stosowania działań odwetowych i tryb postępowania w takich sytuacjach został określony w rozdziale 2 ustawy.
3. Organ publiczny gwarantuje, że procedura przyjmowania zgłoszeń oraz związane z  tym przetwarzanie danych osobowych:
1) uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom,
2) zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
3)  ochrona poufności, o której mowa w pkt 2, dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
Rozdział XI
Informacja o przyjmowaniu zgłoszeń przez Rzecznika Praw Obywatelskich
§ 20. Zgłoszenia zewnętrzne o naruszeniach prawa będą przyjmowane przez RPO
od dnia 25 grudnia 2024 r. wyłącznie przez dedykowane do tego celu kanały – informacja
w tym zakresie umieszczona została w Biuletynie Informacji Publicznej RPO.